Logo Rijksoverheid, link naar hoofdpagina

HR Metadata

Informatiestatuut DGOBR-ICOP


Informatiestatuut DGOBR-ICOP

Identificerend

Elementtype Indicatorcluster
Alternatieve namen
Definitie Het doel van het informatiestatuut is om ten behoeve van de beleidsvoorbereiding,- uitvoering en - verantwoording voor de verantwoordelijke interdepartementale commissies (ICOP, ICCIO, ICFH en ICIA) informatie te verzamelen.
Context Informatiestatuut BZK
Doelstellingen
Registratiestatus Vastgesteld

Verzameling en gebruik

Gebruiksaanwijzing Het informatiestatuut legt vast:
  • de gevraagde informatie;
  • op welke wijze, wanneer en volgens welke procedure de informatie zal worden verkregen;
  • hoe omgegaan wordt met incidentele informatiebehoefte;
  • de toestemming van de gegevenseigenaren (ministeries) aan DGOBR om de in het informatiestatuut omschreven gegevens aan centraal beschikbare gegevensbestanden (bijvoorbeeld P-Direkt, EC O&P) of bij SSO’s en leverancierinformatie van categoriemanagers te onttrekken;
  • de toestemming om bepaalde bewerkingen en/of verrijkingen op de informatie uit te (laten) uitvoeren;
  • de toestemming om bepaalde gegevens te gebruiken in rapportages (bijvoorbeeld in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk, de monitor duurzame bedrijfsvoering of de spendtool). Indien de wens bestaat om de informatie op een andere manier te gebruiken dan aangegeven in dit informatiestatuut wordt dit vooraf afgestemd met het betreffende ministerie.


De ministeries kunnen de informatie gebruiken voor het onderbouwen van hun eigen keuzes en bij het aansturen van shared services organisaties (SSO’s). Daarnaast wordt de informatie beschreven die BZK (DGOBR) nodig heeft voor zijn rol als sectorwerkgever. Hiervoor worden in dit informatiestatuut de afspraken rondom informatie-uitvragen over het rijksbrede organisatie- , personeels-, informatisering-, faciliteiten-, huisvesting- en inkoopbeleid gebundeld. Het informatiestatuut is een overeenkomst tussen de ministeries en DGOBR over de aanlevering van deze informatie, gericht op een doeltreffende en doelmatige informatievoorziening.

Wijziging van informatievraag in het informatiestatuut.
Beleid is geen statisch gegeven. Geregeld worden nieuwe elementen in het beleid geïntroduceerd die moeten worden gevolgd op effectiviteit, uitvoering of andere toetsingsvragen. In een aantal gevallen kan dat betekenen dat nieuwe informatie-elementen nodig zijn om de gewenste evaluatie of toetsing te plegen.

Allereerst is van belang vast te stellen of de gegevensvraag structureel van aard is: immers in veel gevallen kan worden volstaan met één- of tweemalig uit te voeren onderzoek. Indien deze afweging leidt tot een structurele informatiebehoefte, dan moet vervolgens worden vastgesteld of de daarvoor benodigde informatie-elementen al in het informatiestatuut opgenomen zijn. Omdat veel van de benodigde informatie in geautomatiseerde systemen zal worden opgenomen is het van belang dit tijdig te doen. Eenmaal in geautomatiseerde systemen opgenomen gegevenselementen kunnen steeds sneller en efficiënter worden bevraagd, maar de toevoeging van nieuwe gegevenselementen aan een systeem kan tot grote inspanningen in tijd en geld leiden. Een afweging van de wenselijkheid van bepaalde informatie zal ook op dit punt gaan plaatsvinden. Procedure Aanpassingen aan het eenmaal vastgestelde informatiestatuut kunnen via een in het informatiestatuut vastgelegde procedure worden opgenomen. Die procedure waarborgt een zorgvuldige afweging van kosten (in geld en inspanningen) en baten, waakt voor een ongebreidelde uitbreiding van de informatievraag en draagt zorg voor een volledige en tijdige levering van de gewenste informatie-elementen.

De procedure van dit informatiestatuut loopt parallel met de cyclus van de jaarplannen. Dit houdt in dat de procedure in principe in het najaar van elk jaar t-1 eindigt. Dan wordt definitief door de interdepartementale commissies vastgesteld wat de informatievraag is over het jaar t, waarover in het jaar t+1 zal worden gerapporteerd.

Wanneer DGOBR specifieke informatie verkrijgt van een leverancier of informatiebron anders dan de ministeries, wordt de verkregen informatie eerst voorgelegd aan de ministeries ter verificatie alvorens door de IC’s te worden gebruikt voor het afgesproken doel. Rapportages die een extern karakter kennen worden in de ICBR vastgesteld.

Incidentele informatiebehoefte.
Geregeld komt het voor dat ten behoeve van afgesproken onderzoek of beleidsvoorbereiding nader onderzoek gedaan wordt naar de stand van zaken in de rijksdienst op tal van terreinen. Dit onderzoek wordt veelal uitgevoerd door DGOBR, in samenwerking en nauw overleg met de ministeries. In een aantal gevallen is daar informatie voor nodig die alleen door de ministeries of dienstonderdelen kan worden geleverd. Over incidentele informatieverzoeken vindt in de betreffende IC besluitvorming plaats. Hierbij dient expliciet een afweging gemaakt te worden tussen kosten en baten.

Methode van verzameling Uitgangspunt van de informatie-uitwisseling is dat, daar waar mogelijk, gebruik zal worden gemaakt van basisbestanden waaruit de informatie geautomatiseerd kan worden geleverd. Bijvoorbeeld door de systemen van P-Direkt en SSC-ICT. Dit beperkt de uitvoeringslast voor de ministeries, bovendien zijn deze systemen vaak van een audit voorzien zodat de betrouwbaarheid van de informatie kan worden gegarandeerd. De informatie wordt slechts eenmaal door DGOBR uitgevraagd en voor verschillende doelen hergebruikt, zodat dubbele uitvragen worden voorkomen. Naast de informatie uit basisbestanden blijft er informatie die (nog) niet via deze weg kan worden ontsloten of informatieverzoeken die incidenteel ontstaan. Voor die informatie-elementen wordt per geval een oplossing gezocht. Om de inspanning te minimaliseren, is het streven om zo min mogelijk van dit soort uitzonderingen toe te laten.
Commentaar

Bronnen en referenties

Aanleverende organisatie MIN BZK
Beheerder BZK DGOBR
Brondocumenten
Overige documentatie

Bevat indicatoren

Zit in collectie

HR Metadata